Notre blog
Un an que la COVID-19 nous a tous pris de court avec le confinement saison I. Du jour au lendemain, comme ça, presque sans prévenir, on s’est retrouvés à faire notre boulot comme avant… mais derrière un écran.
Certes, on a appris à se connaître elle et nous, on a appris à composer avec son rythme, ses courbes hautes et ses courbes basses. On a même apprécié son coup de pouce pour faire évoluer rapidement (brutalement diront certains ?!!) les mentalités au sujet du télétravail.
Mais avouons-le, à part le fait d’être assignés à résidence (un big deal en soi, certes), pour ceux d’entre nous déjà familiarisés au télétravail, nos façons de faire n’ont pas bougé tant que ça et on transpose dans notre nouvelle vie virtuelle les cafés du matin, les déjeuners-brainstorming, les points projets qui allient efficacité et convivialité…
Résultat : un an plus tard, nous voici en pleine indigestion de visios et pris de panique face aux centaines de messages non lus dispatchés sur 3 plateformes de messageries instantanées.
Alors, à l’amorce du confinement saison III et même si on se garde d’avoir toutes les réponses, on vous partage nos 7 commandements pour alléger nos agendas digitaux et s’appliquer à vivre au mieux les semaines à venir.
Difficile parfois d’admettre qu’une réunion (en visio) n’est pas le meilleur format. C’est si simple et satisfaisant d’envoyer une invitation groupée pour un point équipe, qu’il faut presque du courage pour aller contre cette fâcheuse habitude !
Oui, d’autres formats sont possibles. C’est tout bête mais un e-mail bien ficelé, un appel direct, un document partagé plutôt que 20 minutes d’échange sur Slack, une balade pour brainstormer… sont autant de possibilités à considérer pour une production équivalente à 1h de visio.
Concrètement, pour une réunion informelle où il n’y a pas de diffusion ou de production à l’écran, qu’est-ce qui m’empêche d’écouter et de participer sans être à mon bureau ?
Promis, vous ne vexerez personne. Bien au contraire. En donnant à chaque participant un rôle précis avant, pendant, et après la réunion, vous vous assurez d’avoir des personnes investies et préparées autour de la table digitale. Vous ne savez pas ce que vous attendez d’un membre de votre équipe à cette réunion ? Ne le sollicitez pas ! Et si vous avez des difficultés à faire des choix, des outils type Aster peuvent vous aider.
Les deux confinements précédents l’ont prouvé, les réunions par écrans interposés ont tendance à nuire à la créativité et au travail collaboratif. Les bons vieux paperboards et feutres indélébiles – même s’ils font un peu tâche dans nos salles de réunions – permettent souvent d’aller bien plus loin qu’une simple discussion devant des slides PPT.
Heureusement des outils comme Miro ou Klaxoon permettent de renouer avec les interactions et de casser les routines des visios classiques. La clé ? Un board préparé en amont et différentes animations pour rythmer la session de travail !
Attention à l’excès de zèle ! Ce n’est pas parce que je peux… que je dois ! Rien de pire que de ne plus savoir où aller chercher l’information ou d’être sollicités sur 5 canaux différents. Alors pour le bien de tous, je fais un effort de cohérence dans ma façon de communiquer ; si j’ai l’habitude d’envoyer des compte-rendu de réunion par e-mail, je m’y tiens ! Si la dernière version d’un document doit être sauvegardée sur le serveur, je ne l’envoie pas en plus sur la messagerie instantanée. J’évite de commencer une conversation sur un canal, pour la finir sur un autre. Toussa toussa.
Faut dire ce qui est : le télétravail amène son lot de solitude. Pour éviter de tourner en rond, il faut créer des points de rencontre entre les collaborateurs. Une sorte de communauté apprenante -sans gourou-, où on expérimente et on se challenge entre pairs.
Xavier a une super technique d’animation ? Pauline sait récolter des feedbacks mieux que personne ? Chaque manager partage ses bonnes pratiques avec les autres membres de la communauté. Il peut aussi solliciter son aide ou ses conseils dans le cadre d’une situation donnée.
3 possibilités plus ou moins sophistiquées pour poser les bases d’une communauté – à chacun son rythme :
• Le grand classique : un groupe Whatsapp ou Signal dédié. Vu et revu, mais gratuit et accessible. On n’a pas trouvé mieux pour cultiver la spontanéité des échanges.
• Le collaboratif : un canal dédié sur Slack-Teams-Yammer-Etc. Un espace fermé et bienveillant pour recueillir les échanges entre pairs.
• Le maxi best of : la Webox, une application qui stimule les communautés de managers au quotidien.
Est-ce que vous imaginez tourner le dos à votre interlocuteur dans la vraie vie ? On se dit que le duo caméra et micro éteints, ça renvoie un peu le même signal en cas de réunion digitale… sauf bien sûr si vous avez sacrifié la bande passante pour les cours en visio de vos enfants !
Il n’est déjà pas évident de parler face à son écran, si on ajoute à cela le doute omniprésent de ne pas être écouté, il y a de quoi susciter le découragement, voire la frustration.
Finalement rien de très innovant, ni de solution app-digitale-scalable, simplement un peu de savoir-vivre élémentaire pour faciliter l’interaction et l’adhésion. Et si vraiment l’ensemble des participants feint d’être présent, peut-être que c’est la réunion elle-même qui n’avait pas lieu d’être (dans ce cas, reprenez au #1 !)
Avec la situation qui dure, les nerfs sont mis à rude épreuve et des situations qui auraient été résolues autour de la machine à café ont tendance à s’exacerber. Pour éviter les phénomènes de micro-agressions qui favorisent les sentiments paranoïaques (Merci de reconnaitre qu’on l’est tous un peu plus à distance…), on soigne chacun de ses messages et on évite l’usage de majuscules, gras et ponctuations virulentes. OK ??!!! Bon…!!
La surinterprétation des écrits étant souvent la cause de malentendus on peut aussi prendre le temps d’un petit coup de fil (et spoiler, ça vous permet même de vous balader en même temps – on en revient toujours au #1).